1페이지 보고서 작성법, 직장생활 노하우

업무를 하면서 기획 문서, 결과 보고 문서 등을 만들때 가장 많이 활용되는 것은 1페이지 보고서입니다. 1페이지 보고서 작성법을 잘 정리하는 능력이 있다는 것은 엄청 좋은 능력이고 꼭 배울 필요가 있다고 생각해서 지금부터 1페이지 보고서에 대해서 알아 보도록 하겠습니다.

 

 

1페이지 보고서의 중요성

 

1페이지 보고서의 핵심은 간결/명료함입니다. 짧게만 정리할 수 있다는 것은 그만큼 잘 정리되어 있다는 것입니다. 1페이지 보고서를 완벽하게 작성한다면 '비즈니스 예술'이라고 할 정도로 보기가 좋습니다.

 

몇 년 전 패트릭 G. 라일리가 지은 <The One Page Proposal>이라는 책이 베스트셀러가 된 적이 있습니다. 이 책에 따르면 모든 제안을 1페이지로 구성하는 것이 필요하고, 비즈니스에서의 효과가 매우 높다고 합니다.

 

1페이지 보고서가 큰 위력을 발휘하는 까닭은 목적과 논지가 압축될수록 상대방에게 주는 메시지가 더 명확해지기 때문입니다. 이를 위해서는 무엇보다 핵심적인 스토리라인을 1~2페이지로 압축 함으로써 1페이지 보고서의 강점인 간결/명료함을 살리는 것입니다. 그밖에 보고서 작성을 위해 수집한 상세한 자료나 부연설명 자료는 첨부문서로 뺍니다.

 

1페이지 보고서 작성법

1. 핵심 스토리라인 작성

배경, 현황요약, 원인분석, 대안 등 반드시 설명해야 할 핵심 스토리라인을 본문에 기술합니다.

스토리라인은 '줄거리'입니다. 보고서 작성에 있어 스토리라인은 보고서의 윤곽과 그 윤곽을 구성하는 핵심 메시지의 흐름입니다. 쉽게 말해 보고서를 읽었을 때, 처음부터 끝까지 논리적으로 자연스럽게 보고서의 내용이 들어온다면, 해당 보고서의 스토리라인이 잘 된 것입니다. 그림에 비유하자면, 초상화를 그릴 때, 얼굴의 전체적인 윤곽이 잘 드러나는 것이죠. 

 

2. 목차 구성

먼저 설명하고자 하는 내용에 대해 '1. 목적, 2.현황/이슈, 3.추진방향, 4.예산, 5.기대효과' 등으로 목차를 잡은 후 각 목차에 대해 내용을 자연스럽게 기술하는 것이 좋습니다.

 

3. 첨부문서 작성

작성된 핵심 스토리라인을 뒷받침하는 부연/근거자료를 첨부 문서에 담습니다. 1페이지 보고서는 압축이 중요하기 때문에 서술식으로만 작성하는데 한계가 있습니다. 이때 도표나 첨부파일을 활용하는 것이 좋습니다.

 

4. 도표자료

본문에 들어가는 도표자료는 전체 내용을 요약하는 식으로 만들고, 나머지 세부사항과 관련된 도표들은 첨부 문서에 넣습니다.

 

5. 본문과 첨부문서의 연결

1페이지 보고서 본문에 본문 내용과 첨부문서 내용을 연결하는 표현을 넣어주어야 합니다.

예를 들면 첨부문서와 관련된 본문내용에 '자세한 사항 [첨부1]참조' 등의 표현을 넣는식입니다. 첨부 문서 분량이 많다면 첨부문서에도 페이지 번호를 넣어주어야 합니다.

 

6. 첨부문서의 편집

1페이지 보고서의 본문은 세밀하게 다듬어야 하지만 첨부문서는 적절한 편집나 해도 됩니다. 첨부문서는 말 그대로 보조자료라는 의미가 강해서 받는 사람 입장에서도 문서의 형식보다는 필요한 보충자료가 반영되어 있는지를 더 중요시 하기 때문입니다.

 

7. 명확한 결론

대부분의 잘못된 보고서는 현황/분석은 잘되었으나 정작 무엇을 주장하고 싶은지, 어떤 결론을 얻고 싶은지가 명확하지 않은 경우가 많습니다. 1페이지 보고서를 작성하기 위해서는 논지를 명확히하고, 결론을 도출해내는 능력이 매우 중요합니다.

 

1페이지 보고서의 강점인 간결/명료함을 효과적으로 살릴수 있고 소요되는 시간도 획기적으로 줄일 수 있습니다.

 

외국 기업 1페이지 보고서 사례

 

P&G에서는 기본적으로 보고서의 형태에는 정보 보고서와 건의 사항 보고서라는 두가지가 있습니다. 정보 보고서는 연구 분석, 점포 점검 보고서, 판매 및 시장 자료 요약 보고서, 경쟁사 분석, 표적 집단 관찰 등이 포함되어 있고, 건의 보고서는 전형적인 P&G 보고서로서, 논리 정연하고 빈틈없이 건의사항이 제시되어야합니다.

 

간단히 이 한 장짜리 기획서 (1페이지 보고서) 항목을 설명하면 다음과 같습니다.

 

1. The Idea. 

제안하고자 하는 내용을 짧게 기술하는 항목입니다. 되도록 한문장으로 강하게 작성해야합니다.

 

2. Background.

 

P&G 건의 메모의 배경 색션은 두가지 기능을 가지고 있습니다. 첫째, 메모가 전달하고자 하는 쟁점을 제품이나 회사의 전략적 목표와 연결시킵니다. 둘째, 건의사항을 통해 해결될 수 있는 문제를 정의합니다. P&G는 배경 섹션을 철저하게 점검하며 그냥 지나치는 법이 없습니다. 문제의 골격을 형성하는 배경에 대해 이의를 표시한다는 것은 곧 그것에 대한 해결책이 무의미하다는 것을 의미합니다.

지금 상황이 어떻기에 이 제안을 하는지, 예를 들어 우리 회사가 매출 정체를 어느 정도로 겪고 있다던지, 미래 먹거리 발굴을 지금 하지 않으면 어떻게 된다던지 하는 추진 연유를 씁니다. 이 아이디어를 제안하게 된 객관적인 배경이 되는 것으로, 어떻게 보면 1페이지 리포트에서 가장 중요한 항목입니다.

아래 4번 Key Benefits 와 헷갈릴 수 있는데, 여기는 기대효과를 쓰는 것이 아니라 명확한 문제를 쓰는 곳이라 이해하고, 주장이 아닌, 명확한 fact만 기술하는 것이 핵심입니다.

 

3. How it Works. 

구체적인 제안 내용을 쓰는 곳이빈다. 결국 어떻게 하고자 하는 것인지 구체적이지만 핵심 계획만을 담아 4W1H 기준으로 써야합니다.

언제, 어디서, 뭘 어떻게 하자는 것인지 아이디어의 구체적인 전개 모습을 볼 수 있습니다.

 

4. Key Benefits. 

이 제안을 왜 하는지 why에 해당하는 곳입니다. 2번에 쓰는 문제점을 쓰는 것이 아니라, 회사의 전략가치에 합당하다거나, 이미 증명된 액션이라면 그 증명된 기대효과를 기술하고, sales up 이 기대된다면 그 계량효과를 기술하는 곳입니다.

즉, 이 기획안을 실행하면 어떤 이득이 있는지 확인하는 곳입니다. 

 

5. Next Steps. 

이 제안내용을 수행하기 위해서 필요한 액션을 쓰는 곳입니다. 자, 그럼 실행하려면 리소스가 얼마나 드는데? 에 대한 답이 됩니다. 누가 뭘 언제까지 해야 하는지 계획을 쓰게 됩니다.

 

1페이지 보고서 작성 스킬 늘리기

 

블로그를 시작하면서 3가지에 대해 공부하고 정리할 계획을 세웠습니다. 첫번째는 인공지능(머신러닝, 딥러닝 등)이고 두번째는 재테크, 그리고 마지막으로 보고서 작성 스킬입니다. 보고서 작성의 가장 기본은 글쓰기이고 이를 바탕으로 작성하는 스토리라인을 짜고 설득력 있게 만드는 능력을 키우고 싶습니다. 업무를 하면서 대부분 보고서 작성을 하고 이를 바탕으로 처리하는 경우가 많습니다. 그렇기에 가장 기본이면서 중요한 능력을 공부하고 정리할 계획입니다.